좋은 상사 되기(1) ‘전체답장’은 잊어라 (월스트리트저널 4. January 2013, 14:48:34)

좋은 상사 되기(1) ‘전체답장’은 잊어라

 

새해가 찾아오면서 많은 사람들이 새해 목표를 정하고 있다. 2013년에는 체중 감량이나 커피 덜 마시기에 더해 더 좋은 상사가 되는 것을 목표로 하면 어떨까?

다음은 WSJ 기자와 전문가들이 전하는 좋은 상사 되기 비법이다.

이메일 전체답장 금지하기
By Rachel Emma Silverman

전체답장 버튼은 사무실에서 자주 잘못 사용되는 통신기술이다. 실수로 전체답장 버튼을 눌렀다가 답장에 답장이 꼬리를 무는 현상이 발생하면 그나마 다행이지만 회사 전체에서 망신을 당할 위험도 있다.

Corbis

기업이 정보를 관리하는 법을 연구하는 기관 IORG의 창업자 네이던 젤데는 “전체답장 버튼은 엄청난 고통과 후회를 불러올 수 있다”고 말한다.

그렇다면 해결책은? 전체답장 버튼을 쓰지 않는 것이다.

시장조사기업 닐슨 등 일부 기업은 전체답장 버튼을 사용하지 않는 정책을 채택하고 있다. 닐슨의 최고정보관리자(CIO)는 2009년 사내메모에서 “전체답장을 사용하지 않으면 꼭 필요하지 않은 메일 수신을 줄이고, 여유시간과 서버공간을 확충하는 결과를 가져올 것이다”고 밝혔다. 닐슨 사내 이메일에서 전체답장 버튼은 회색으로 표시돼 클릭할 수 없다. 우회하는 방법이 없는 것은 아니라고 대변인은 전했다.

당신 기업이 전체답장 버튼 사용을 허락한다면 당신이 앞장서서 전체답장을 사용하지 않도록 하라.

마이크로소프트(MS)는 아웃룩 이메일프로그램에서 전체답장안하기(NoReplyAll) 애드온을 무료로 제공한다. 애드온을 설치하면 이메일 수신자가 당신의 이메일을 전달하거나 이메일에 전체답장을 할 수 없다. 스페리 소프트웨어의 전체답장감시(Reply to All Monitor) 프로그램은 14달러95센트로 이용자가 전체답장 버튼을 누를 때마다 정말 전체답장을 하고 싶은지 확인하는 메시지가 나타난다. 수신자목록에서 당신 이름을 지워 상대가 당신에게 전체답장할 수 없는 기능 등도 제공한다.

어려운 일 연습하기
By Cal Newport

많은 직장인은 사무실에서 보내는 시간이면 모두 일하는 시간으로 간주하지만 일이라고 해서 다 같은 것은 아니다.

이미 알고 있는 일을 하는 것과 내 한계를 시험하며 능력을 키워주는 일을 하는 것 사이에는 차이가 존재한다. 갓 입사한 사람은 다른 직원들을 따라잡기 위해 시간을 투자하며 능력을 향상시키지만 그 뒤에는 수평선을 그릴 때가 많다고 앤더스 에릭슨 심리학박사는 말한다.

수평선을 상승선으로 바꿔 승진하고 기회를 획득하기 위해서는 다음 3가지 방법을 시험해 볼 수 있다.

우선, 나의 현재 능력보다 약간 높은 목표를 명확하게 설정하고 목표를 달성하기 위한 구체적인 방법을 목록으로 만든다. 예를 들어 벤처캐피털리스트라면 투자자에게 건 전화가 투자상담으로 연결되는 비율을 높인다는 목표를 달성하기 위해, 그날 컨디션과 상관없이 무조건 투자자에게 걸어야 하는 전화 횟수를 설정할 수 있을 것이다.

피드백을 구하는 것도 중요하다. 이따금은 잔인하기까지 한 정직한 피드백 없이 발전은 어렵다. 투자자에게 전화를 돌리는 벤처캐피털리스트라면 성공적인 통화와 그렇지 않은 통화를 구별짓는 요소를 파악하기 위해 신중하게 주의를 기울이거나, 동료직원에게 통화내용을 듣고 피드백을 해달라고 부탁할 수 있을 것이다.

마지막으로, 어색하고 불편할 수 있지만 익숙한 일만 하고 익숙한 사람만 만나는 데서 벗어나야 한다. 회사에서 간섭하지 않는다면 이메일에 답장만 하면서 하루를 보내려는 직장인이 많을 것이다. 그렇지만 앞으로 나아가기 위해서는 익숙하지 않은 능력을 훈련하는 법을 익혀야만 한다.

성공하기 위해서는 일찍 출근하고 늦게 퇴근하는 것만으로는 부족하다. 눈에 띄려면 가치있고 희소한 능력을 체계적으로 개발해야 하며 이를 위해서는 하기 싫더라도 훈련이 필요하다.

칼 뉴포트는 조지타운대학 컴퓨터과학 교수이며 ‘뛰어나면 무시받지 않는다(So Good They Can’t Ignore You)’의 저자다.

 

 

좋은 상사 되기(2) 정당하게 괴롭혀라

(월스트리트저널 4. January 2013, 14:51:09)

 

새해가 찾아오면서 많은 사람들이 새해 목표를 정하고 있다. 2013년에는 체중 감량이나 커피 덜 마시기에 더해 더 좋은 상사가 되는 것을 목표로 하면 어떨까?

다음은 WSJ 기자와 전문가들이 전하는 좋은 상사 되기 비법이다.

설득력 기르기

By Parminder Bahra

성공적인 상사가 되려면 설득력이 필요하다는 것은 모두가 아는 사실이다. 그렇다면 타인을 어떻게 설득할 수 있을까?

영국의 컨설팅기업 IaW의 스티브 마틴 행동개발부서장은 고객이나 국민설득을 위해 대기업과 정부기관에 가르친 설득기법을 제시한다.

David Saracino

그중 하나는 합의를 이끌어내기 위해 사회적 기준을 이용하는 것이다. 정해진 기준을 따르려는 사회적 욕구를 활용한 방법이다.

영국 국세청이 세금양식에 ‘영국국민 중 90%는 세금을 제때 납부합니다’라는 메시지를 포함시켰을 때 세금납부율이 증가했다고 마틴 부서장은 전한다. 세금양식에 같은 지역 주민 중 제때 세금납부를 한 사람의 수를 표시했을 때는 세금납부율이 더욱 증가했다고 한다.

사회적 기준을 파악하기 위해서는 시험을 거칠 필요가 있다. 소집단에서 메시지를 시험해 이용할 수 있는 사회적 기준이 있는지 확인하는 것이다.

설득에 도움이 되는 또 다른 방법은 특정 목표를 달성하면 어떤 혜택이 발생한다고 설명하는 대신, 달성하지 못하면 특정 손실이 초래된다고 말하는 것이다. 직원들이 긴박감을 느끼며 목표를 달성하게 만드는 효과가 있다.

임원진에게 프로젝트를 수락하지 않을 경우 50만 달러 손해를 볼 수 있다고 말했을 때와 프로젝트를 수락하면 50만 달러 이익을 볼 수 있다고 말했을 때, 프로젝트가 수락되는 비율이 전자에서 2배 더 높은 것으로 드러났다.

또한 협상상대와 공통점을 찾았을 경우 협상이 성사될 가능성이 2배 가까이 높아진다고 마틴 부서장은 말한다. 운전하는 차종이나 자녀의 연령대 등 공통점을 계약이나 가격 협상시작 전에 고객에게 미리 말하라는 것이다.

마틴 부서장은 “설득력은 지난 60여년 간의 연구와 증거를 기반으로 수립된 과학이기에 배울 수 있다”고 말했다.

괴롭히는 법 익히기
By Ray Fisman and Tim Sullivan

여행사이트 카약닷컴에서는 약 3분의 1 확률로 고객전화가 소프트웨어개발부서에 연결된다. 물론 개발자 중 고객전화를 응대하고 싶어하는 사람은 없다.

경영진에 따르면 개발자들이 사이트 현황을 제때 파악하고 버그를 신속히 고칠 수 있도록 고객전화가 소프트웨어 개발부서에 무작위로 연결되게 했다고 한다. 고객불만을 두세 차례 듣고 나면 개발자들은 코드를 당장 고치고 전화를 다른 사람에게 넘긴다. 경영진이 서비스개선을 위해 고의적으로 개발자들을 귀찮게 하는 것이다.

직원들은 상사가 자신을 더 잘 이해해줬으면 하지만 이해와 잘해주는 것을 혼동하는 사람이 많다. 명확한 의도가 있는 약간의 괴롭힘은 직원이 깜박하기 쉬운 업무에 집중하고 전반적인 생산성을 높이는 데 기여할 수 있다.

직원 실적을 개선하기 위해 괴롭힘을 동원하는 기업은 카약닷컴 외에도 많다. 오봉팽 등 일부 카페는 계산담당 직원에게 영수증을 못 받은 고객에게 무료식사를 약속한다. 직원이 현금을 몰래 챙기지 못하도록 기록을 남기게 하는 것이다. 무료식사 값을 내는 것은 계산담당 직원이다. 짜증나지만 효과적인 자기감시법이다.

보상을 제공하는 것이 괴롭힘보다 직원 실적향상에 더 도움이 된다고 생각하는 사람들도 있을 것이다. 그렇다면 다음 일화를 생각해보도록 하자.

옛날 러시아에서 군대를 이끌던 한 장군은 벼룩문제를 해결하기 위해 벼룩을 잡아 가져오는 병사에게 벼룩 1마리당 포상을 제공하겠다고 밝혔다. 그러자 벼룩이 없어지기는커녕 오히려 더 퍼져나갔다. 병사들이 상을 받기 위해서 벼룩을 대량사육하기 시작했기 때문이다. 개발자가 버그를 찾을 때마다 포상을 한다면 이와 비슷한 결과가 초래될 수 있을 것이다.

가장 중요한 것은 직원에게 동기를 부여하는 것이 무엇인지 이해하는 것이다. 어쩔 때는 보상이, 어쩔 때는 괴롭힘이 효과적인 동기부여요소로 작용할 수 있다.

- 래이 피스먼과 팀 설리번은 ‘The Org: The Underlying Logic of the Office’를 공동저술했다.

할 일 목록 다시 만들기
By Heidi Grant Halvorson

할 일 목록을 만드는 것이 좋은 아이디어라고 생각하는 사람도 있지만, 할일 목록은 단순히 해야할 일을 나열한 데 불과하기 때문에 목표달성에 큰 도움이 되지 않는다.

완수해야 할 프로젝트 목록을 만들기만 한다면 시행을 질질 끌게 될 가능성이 높다. 학계연구에 따르면 목표달성을 위해서는 다음 2가지가 필수적이라고 한다.

첫째, 목표달성에 필요한 행동을 구체적으로 적는 것이다. 예를 들어 상사에게 좋은 인상 남기기가 내 목표라고 한다면 매주 회의를 주최하거나 보고서를 제때 제출하는 등 목표를 구체적인 행동으로 분할한다. 할 일 목록이 목표달성에 도움이 되기 위해서는 목록에 구체적인 행동을 적어야 한다.

둘째, 위에서 정한 행동을 정하기 위해 기회를 포착하는 것이다. 시간이 없어서 업무를 끝내지 못하는 걸까? 시간이 없다기보다 다른 일에 정신이 쏠려있거나 잊어버렸을 가능성이 높다. 목표를 달성하기 위해서는 기회가 흘러가버리기 전에 잡아야 한다. 이를 위해서는 조건별 계획수립이 필요하다.

언제 어디서 무엇을 할지 미리 결정할뿐 아니라 ‘~하면 ~하겠다’라는 식으로 조건별 계획을 세우는 것이다.

‘오늘 오후 3시가 되면 하는 일을 무조건 멈추고 프로젝트 작업을 하겠다’, ‘오늘이 월요일이나 수요일, 금요일이면 출근 전에 헬스장에 가겠다’, ‘화요일 아침에는 부하직원들의 업무진전 상황을 체크하겠다’ 등이 이러한 예라 할 수 있다.

학계 연구에 따르면 조건별 계획수립은 일정 시간에 두뇌를 특정 행동에 대비시켜 준다고 한다. 무의식적으로 주변을 둘러보며 정해놓은 조건(예를 들면 오후 3시)을 기다리는 것이다. 이에 따라 오후 3시가 되면 기회를 잡아 계획에 따라 행동할 가능성이 높아진다.

할 일 목록에 적어놓은 각 행동에 시간과 장소를 추가하는 것도 잊지 말아야 한다. 원한다면 할 일 목록을 캘린더에 옮길 수도 있지만 시간과 장소를 구체적으로 정하는 것이야말로 가장 중요하다.

하이디 핼버슨은 ‘Succeed’와’Nine Things Successful People Do Differently’의 저자다.